Kontrola pristupa i evidencija radnog vremena

Sigurnost objekata i informacija jedan je od ključnih prioriteta svakog preduzeća ili organizacije. Od banaka, maloprodajnih radnji, računovodstvenih agencija, skladišta, aerodroma, pa do bolnica i koncertnih dvorana, ne postoji nijedan objekat gde je bezbednost prepuštena slučaju.

Uređaji za kontrolu pristupa namenjeni su zaštiti imovine, opreme i poverljivih podataka od krađe ili neautorizovanog korišćenja. Njihova primena nije vezana isključivo za finansijski ili trgovački sektor, već namenu nalazi u najrazličitijim industrijama poput hotelijerstva, obrazovanja, računovodstva i revizije, zdravstva, organizacije sportskih događaja i muzičkih manifestacija, ugostiteljstva, logistike, transporta i mnogih drugih.

Koriste se ne samo da bi sprečili treća lica da pristupe objektu ili delovima objekta, već i da bi ograničili pristup zaposlenima koji nemaju potrebu da ulaze u određeni deo preduzeća ili čitaju poverljive informacije. Na ovaj način prostorije poput magacina, laboratorije ili trezora dostupne su samo onima koji u istim i rade. To se takođe odnosi na baratanje osetljivim informacijama poput ličnih podataka klijenata, zaposlenih i dobavljača.

Uz ove uređaje često se koriste i uređaji za evidenciju radnog vremena, koji ne samo da brzo i lako evidentiraju vreme provedeno na poslu, već pružaju i dodatni nivo zaštite i informacija gde se jasno vidi vreme dolaska i odlaska zaposlenog u kompaniju ili prostoriju u kojoj radi.

Šta je uređaj za kontrolu pristupa?

Sistem za kontrolu pristupa koristi softver kako bi omogućio pristup korisnicima ili vozilima, kao i da bi definisao pravila korišćenja određenog objekta. Na primer, zaposlenima u magacinu može da se dozvoli pristup samo u određenim smenama i slično. Takođe je moguće ograničiti pristup različitim prostorijama u okviru istog objekta. Uređaji za kontrolu pristupa predstavljaju hardver koji je potreban sistemu kako bi sproveo data pravila. To mogu biti razne vrste brava, čitača kartica, biometrijskih uređaja ili kontrolera.

Rade tako što identifikuju korisnika, potvrde njegov identitet, provere da li zaista imaju pristup traženoj lokaciji ili podacima, a zatim dozvole ili zabrane pristup istovremeno beležeći njegovo ime ili identifikacioni broj. Na taj način, sve akcije koje je korisnik preduzeo se zapisuju i vezuju za njega i može im se naknadno pristupiti ukoliko za tim bude bilo potrebe. Ukoliko, na primer, poslovođa u fabrici primeti da neki od radnika neprestano kasne, može proveriti vreme ulaska i izlaska radnim danima. Takođe, ako se desi krađa u prostorijama kompanije, vrlo jednostavno se proverava ko od zaposlenih ima pristup i ko je ulazio u vreme kada je šteta načinjena.

Prednosti korišćenja uređaja za kontrolu pristupa

Korišćenje sistema za kontrolu pristupa smanjuje ili čak potpuno eliminiše mnogobrojne sigurnosne rizike. Kombinacijom različitog hardvera poput kamera i čitača kartica sa softverom koji uključuje verifikaciju i naprednu autorizaciju povećava se bezbednost imovine i informacija.

Uređajima za kontrolu pristupa moguće je zabraniti ulazak neautorizovanim osobama, kao i davanje pristupa istim od strane autorizovane osobe. Kada su u pitanju objekti visokog rizika i velika vrednost imovine, najbolje je koristiti biometrijske uređaje kako bi sa većom sigurnošću potvrdili identitet korisnika.

Trendovi u kontroli pristupa

Kako se tehnologija i uslovi poslovanja neprestano menjaju, neophodno je da sistemi, uređaji i softver za kontrolu pristupa prate promene kroz brojne inovacije. Promene takođe diktiraju i izmene na tržištu poput novih pravnih regulativa, globalne zdravstvene krize, povećane mobilnosti radne snage, mogućnosti rada od kuće, itd.

U poslednjih nekoliko godina uočljiv je porast korišćenja beskontaktnih rešenja, uređaja za prepoznavanje lica i softvera “u oblaku”. Trendovi koji će obeležiti budućnost ove industrije uključuju mobilnu ili daljinsku kontrolu pristupa, kontrolu pristupa “u oblaku”, višefaktorsku potvrdu identiteta, biometrijske uređaje i korišćenje sistema pretplate na softver umesto jednokratne kupovine softverskog rešenja. Sistem pretplate ili softver kao usluga postaje globalni trend koji zamenjuje dugu, skupu i nefleksibilnu izradu softvera namenjenog samo jednoj kompaniji.

Šta je uređaj za evidenciju radnog vremena? 

Uređaj za evidenciju radnog vremena beleži početak i kraj radnog vremena zaposlenih koji rade po satu ili smenama, a po potrebi i stalnih zaposlenih. Prvi put upotrebljen pre više od sto godina, njegova popularnost ne jenjava i danas koristi neke od najmodernijih tehnologija poput biometrijskih uređaja i softvera “u oblaku”. 

Sistem za evidenciju radnog vremena može da sadrži hardver, kao što su čitači kartica ili uređaji koji koriste PIN kod, a može da uključuje i softver koji automatski računa radne sate, prekovremeno, godišnji odmor i slično. Kombinovanjem oba dobija se rešenje koje štedi vreme i novac poslovođama i kadrovskoj službi, gde je u samo nekoliko koraka moguće dobiti izveštaj o mesečnom učinku svakog zaposlenog. Od softvera zavisi kompleksnost izveštaja, koji može da sadrži samo osnovne podatke o broju radnih sati, ali i da pruži informacije koliko je vremena utrošeno na određene radne zadatke.

Navedeni sistemi imaju mnogo širu primenu od fabrika i rada po smenama, već mogu da se koriste u raznim industrijama gde postoji rad po projektu i sa klijentima, kao što su IT i marketing industrija. Na ovaj način, jednostavno se izračunava broj radnih sati koji se fakturišu klijentu na kraju meseca.

Bitno je napomenuti da uređaji za kontrolu pristupa mogu da funkcionišu i kao uređaji za evidenciju radnog vremena, ukoliko poseduju sve neophodne komponente. Korisnik se identifikuje koristeći karticu, PIN kod ili biometrijske uređaje, koji potom beleže kada je došao i otišao sa radnog mesta. Prednost ovog sistema je što obavlja dve funkcije koristeći samo jedan uređaj i na taj način štedi vreme i resurse kako preduzeću, tako i zaposlenima. Međutim, neki od navedenih uređaja ne pružaju kompleksnu analitiku koju može da pruži odvojen sistem za evidenciju radnog vremena.

Šta je softver za evidenciju radnog vremena?

Softver za evidenciju radnog vremena je program koji zaposleni i menadžeri koriste kako bi beležili radne sate i koristili date podatke za isplatu plata, fakturu klijentima ili izveštaj operativnim menadžerima. Od kompleksnosti programa zavisi da li će beležiti samo ukupno radno vreme ili vreme po određenim zadacima i projektima.

Korišćenjem softvera za evidenciju radnog vremena povećava se produktivnost i transparentnost na radnom mestu, automatizuje obračun radnih sati i daju se preciznije prognoze za koliko vremena može da se izvrši radni zadatak. Moguće je izračunati koji zadaci iziskuju najviše vremena i uporediti sa prihodom koji donose. Na jednostavan način prate se podizvođači ili zaposleni na sat i obračunava se njihov mesečni honorar. Menadžeri takođe dobijaju informacije o najproduktivnijim zaposlenima i mogu da ih adekvatno nagrade. Sa druge strane, ukoliko neki od zaposlenih kasne, ne dolaze redovno na posao ili izlaze ranije sa radnog mesta, moguće je uočiti problem na vreme i reagovati uz adekvatne podatke koje pruža ovaj softver. 

Koji uređaj izabrati?

Oba uređaja poseduju brojne prednosti, međutim za najbolji rezultat preporučujemo uvođenje i jednog i drugog. Uređaji za kontrolu pristupa obezbeđuju sigurnost objekta, imovine ili poverljivih dokumenata, kao i kontrolu pristupa istim. Sa druge strane, uređaji za evidenciju radnog vremena štede vreme i novac kompaniji omogućavajući brzo, jednostavno i prezicno računanje vremena provedenog na poslu.

Kombinovanjem ovih sistema dobijate potpunu kontrolu nad sopstvenim poslovanjem – možete da povećate bezbednost objekta, ograničite pristup imovini ili dokumentima od najvećeg značaja, da pratite učinak i kretanje zaposlenih, kao i da automatizujete obračun plata. Ukoliko dođe do krađe ili bilo kog oblika štete u okviru preduzeća, koristeći informacije koje pružaju oba sistema moguće je utvrditi ko je odgovoran, jer ne samo da beleže ko ulazi već i kada. Istovremenim korišćenjem uređaja za kontrolu pristupa i uređaja za evidenciju radnog vremena osiguravate potpunu bezbednost objekata, imovine i informacija u vašem preduzeću.